Audit atau pemeriksaan keuangan merupakan satu hal yang sangat melelahkan. Untuk menghemat waktu dan menghindari gangguan atau distraksi saat proses audit, persiapan yang baik sebelum hari pemeriksaan merupakan suatu hal yang baik. Selain itu, mengetahui apa yang perlu diperhatikan dan mengadakan perhitungan yang baik sebelum pemeriksaan keuangan bisa membantu apotek komunitas memastikan proses audit bisa berjalan mulus.

Berikut beberapa tips untuk diperhatikan apotek komunitas sebelum mengadakan audit:

1. Kerjasama merupakan kunci

Semua catatan dan dokumen relevan harus selalu dikumpulkan, disimpan dan dikaji sebelum hari audit. Tanpa perlu dipertanyakan lagi, dokumen harus akurat dan selalu diperbaharui.

Apoteker komunitas bisa menggunakan sistem digital untuk mencatat dan mendokumentasikan atau menyimpan dan mengaturnya secara manual. Meskipun demikian, bagaimanapun caranya, selalu akan ada sistem efisien yang bisa diterapkan untuk mengatur dokumen. Pada catatan digital, sistem manajemen dokumen akan sangat berguna mengingat akan ada banyak sekali data yang disimpan, sehingga pastikan Anda bisa mencari dan menggunakannya saat dibutuhkan, begitu juga dengan mengatur dan membatasi beberapa akses tertentu ke beberapa dokumen.

2. Menggunakan panduan dan referensi yang ada

Apoteker komunitas bisa menggunakan panduan dan referensi yang tersedia untuk membantu mereka mempersiapkan audit. Misalnya saja, apoteker di Indonesia bisa menggunakan panduan yang disediakan oleh pemerintah pada Permenkes No 73 tahun 2016 yang mengatur mengenai "Standar Pelayanan di Apotek".

Dokumen tersebut sangat berguna karena membuat apotek komunitas bisa mempelajari mengenai ruang dan komponen audit dan dengan demikian bisa bersiap-siap untuk mengatasi semua masalah yang ada sebelum hari audit.

3. Mendapat nilai baik dari para auditor

Daripada memandang auditor sebagai orang-orang yang mencari kesalahan, akan lebih baik jika memandang mereka sebagai konsultan yang bisa memberikan masukkan dan rekomendasi berguna. Audit bisa menjadi alat untuk perbaikan dan bisa berguna bagi apotek di masa depan.

"Calon" masalah perlu diungkapkan dan didiskusikan dengan auditor sebelum kunjungan mereka. Dengan demikian, auditor akan mengetahui bahwa Anda sudah berusaha untuk mengadakan perbaikan.

4. Alokasi ruangan

Ruang kerja yang masuk akal dan nyaman harus bisa diidentifikasi dan dipersiapkan sehingga para auditor bisa melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Audit sebaiknya tidak mengganggu kegiatan di apotek. Dengan demikian, ruang yang diberikan kepada para auditor sebaiknya jauh dari gudang, rak atau tempat penyimpanan, dan tidak menutupi jalan ke benda apapun dan tidak mengganggu interaksi dengan pasien atau pengunjung apotek.

Menggunakan waktu untuk mengadakan perencanaan dan persiapan yang baik bisa dilakukan untuk memastikan audit berjalan mulus dan berhasil bagi apotek komunitas. Hal ini juga sangat baik untuk memiliki pengetahuan mengenai poin kunci dan proses audit sebelumnya. Dengan mengetahui praktek organisasional yang baik, menggunakan sumber yang sudah ada, mengumpulkan nilai baik dari auditor dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, apotek komunitas bisa mendukung proses audit menjadi tidak terlalu menegangkan dan lebih produktif. MIMS

Bacaan lain:
Apoteker spesialis: Apakah diperlukan?
Apoteker komunitas: Cara meningkatkan kepatuhan pasien
Tenaga kesehatan perlu meningkatkan keamanan digital dan meningkatkan kesadaran komunitas

Sumber:
http://www.businessnewsdaily.com/8026-choosing-a-document-management-system.html